電子郵件是國際交流的必要方式。要使電子郵件充分發揮應有的作用，就必須規范電子郵件的格式級撰寫方法，遵循基本標準。

電子郵件的組成：標題+稱呼+問候語+導語+主題內容+署名

1.標題

電子郵件和一般信件不同，應加上標題。標題是郵件核心內容的反映，要簡明扼要，讓收件人在沒打開電子郵件時就能一目了然郵件內容。

2.稱呼及問候語

電子郵件同書信一樣，也分為正式和非正式郵件。

正式郵件的稱呼及問候語主要有：

(1)Dear Mr/Mrs/Miss/Ms+family name(在不知道對方是否婚時用Ms)

(2)Dear Dr/Professor+family name

(3)Dear Sir(知道對方是男性，但不知其名)

(4)Dear Madam(知道對方是女性，但不知其名)

(5)Dear Sir or Madam(不知對方性別)

(6)To whom it may concern(不知對方姓名、性別)

非正式郵件的稱呼及問候語：

(1)只用Hi

(2)Hi+名字

(3)直呼其名

(4)不用任何稱呼

(5)Dear+名字

3.導語

導語是電子郵件的第一段或第一句文字，應言簡意賅，把重要信息或結論說清楚。

導語寫得如何，關系到這封郵件能否抓住收件人的注意力，能否被讀完，以及重視。

4.主體內容

(1)應按重要性排序，從重要信息到次要信息。這種“倒金字塔”的排列方式適于各類或閑或忙的人閱讀。

(2)郵件中的重要內容應用短句。短句易寫、易讀、易懂，而長句往往淹沒主題思想。主題內容一般不要超過3個要點。

(3)可用不同字體、符號或顏色等來區分內容的主次。

(4)句子語態應是主動語態。這樣能保證郵件簡短易讀，而且使郵件前后內容緊湊。

5.署名

署名表明發件人在一份電子郵件中的身份，同時也表明郵件的結束，以免收件人在閱讀時無限制拉動滾動條。

署名可以是文字或文字加圖案，但署名圖案應與所發信息相稱，并為收件人所知。

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